Ideenspeicher für Texte: Was ein Wiki leisten kann

In unseren Workshops werden wir oft gefragt „Wie schaffen wir es, schneller zu schreiben“? Schließlich herrscht in vielen Unternehmen erheblicher Zeitdruck. Wir raten dann immer dazu, vorhandenes Wissen zu nutzen und das Rad nicht neu zu erfinden. Dazu ist ein TextWiki ideal – denn es ist Leitfaden, Ideenspeicher und kollaboratives Tool in Einem. Und es sorgt dafür, dass Wissen im Unternehmen bleibt. Ein Erfahrungsbericht.

Alle bringen ihr Wissen ein - das schafft Akzeptanz

Im Wiki speichern wir das Basiswissen, zum Beispiel aus unseren Workshops und gleichzeitig auch viele Beispieltexte für Textpassagen, für Texteinstiege und Ausstiege, für Headlines oder für Kontaktpassagen. Außerdem findet sich dort eine umfangreiche Ideensammlung für besondere Textanlässe, zum Beispiel zu Erinnerungen, Einladungen, Ablehnungen oder Veranstaltungen.

Die Idee: Wissen teamübergreifend zu teilen und so besser nutzbar zu machen.

Und es von denen weiterentwickeln zu lassen, die damit täglich arbeiten. Ein Leitfaden ist nach einiger Zeit veraltet, Texthandbücher sind meist sehr umfangreich und statisch. Das TextWiki lebt und entwickelt sich ständig weiter – damit schaffen wir hohe Akzeptanz.

Textwende berät Unternehmen dabei, solche Wikis aufzubauen, unterstützt bei Texten und begleitet die Teams durch den gesamten Prozess. Bei der Zurich Deutschland haben wir die Einführung eines Wikis begleitet und mit Mario Gappa, dem Projektverantwortlichen, darüber gesprochen:

Mario, ihr habt gemeinsam mit textwende das TextWiki ins Leben gerufen. Welches Ziel verfolgt ihr mit dem Wiki?

Das TextWiki soll unser zukünftiges Grundgerüst für die kundenorientierte Kommunikation bilden. Es ist ein wesentlicher Baustein, um Freitextbriefe und den gemeinsamen Auftritt aller Sparten gegenüber Kunden und Anspruchstellern zu vereinheitlichen. Und es soll die Anwendung der Zurich Kommunikationsregeln und unseres Sprachleitfadens erleichtern und neuen Mitarbeitenden einen Einstieg in das Thema geben.

Was waren die besonderen Herausforderungen?

Die erste Herausforderung war, das geeignete Medium im Haus zu finden, mit dem wir auch langfristig arbeiten können. Wir haben uns dann für unsere Wissensdatenbank Sabio entschieden. Parallel dazu wurde ein Grundgerüst entwickelt, mit dem wir das Thema dann ins Haus getragen haben. Wichtig war, dass wir alle Sparten aus unserem Bereich, dem Zurich Claims, auch mitnehmen. Wir können erste Anstöße geben – danach geht das Wiki aber in die einzelnen Teams über und dort muss Verantwortung für die Weiterentwicklung übernommen werden. Wir haben bei uns sehr viel Know-how und viele Themen. Da war es gar nicht so leicht, eine spartenbezogene schlanke Struktur fürs Wiki zu finden.

Welche Vorteile hat das TextWiki gegenüber einem Leitfaden oder Texthandbuch?

Alle arbeiten mit Sabio und kennen die Funktionen, so nehmen wir alle mit. Das Wiki konnten wir dort relativ einfach aufbauen. Sabio hat auch eine Nachrichtenfunktion – und so können neue Artikel bzw. Änderungen in bestehenden Artikeln schnell und effizient an alle weitergeleitet werden. Und das Wiki lebt, denn Mitarbeiter können Änderungswünsche bzw. Verbesserungsvorschläge über die „Vorschlagsfunktion“ ohne großen Aufwand einbringen.

Könnt ihr jetzt schon etwas dazu sagen, wie das Wiki genutzt wird?

Im Moment sind wir aus dem Motor-Claims-Bereich besonders aktiv und sammeln erste Erfahrungen. Dort ist die Akzeptanz sehr hoch. So können wir die anderen Sparten dabei unterstützen, ihre spartenspezifischen Teile aufzubauen. Ihr von textwende unterstützt uns da ja auch aktiv mit Texten.

Wie sorgt ihr dafür, dass das Thema lebendig bleibt und die Inhalte weiterentwickelt werden?

Ich habe als Gesamtverantwortlicher den Hut auf und treibe das Thema weiter. In jeder einzelnen Sparte gibt es Textverantwortliche, die regelmäßig geschult werden. Und wir tauschen uns einmal im Monat mit der Abteilung Claims Customer Excellence aus, um zu schauen wo wir stehen und wo wir das Wiki weiterentwickeln können.
Lass mich außerdem noch etwas zur Zusammenarbeit mit euch sagen – du hast gar nicht danach gefragt. Der Austausch läuft einfach perfekt. Textwende hat eine super Vorarbeit geleistet – der persönliche und virtuelle Austausch ist total unkompliziert, schnell und pragmatisch.

Lieber Mario, das Kompliment geben wir gerne zurück.
Mario Gappa ist bei der Zurich Gruppe Deutschland in Claims verantwortlich für das Text-Wiki. Er arbeitet im Team Motor Claims.